GRUPO GESTION FINANCIERA:
FUNCIONES:
- Coordinar con la Subgerencia Administrativa y la Oficina de Planeación la elaboración de los anteproyectos de presupuesto para cada vigencia fiscal
- Producir informes mensuales sobre gastos, compromisos y pagos, con destino a Ministerio de Agricultura, Ministerio de Hacienda, Contraloría General de la República, Departamento Nacional de Planeación, Consejo Directivo y Dependencias del ICA, de acuerdo a lo ordenado por el Ministerio de Hacienda
- Expedir los certificados de Disponibilidad Presupuestal, de acuerdo con lo ordenado con las disposiciones legales
- Tramitar Autorizaciones presupuestales a favor de los Grupos y Gerencias Seccionales del Instituto
- Registrar y efectuar seguimiento presupuestal a los convenios y contratos de acuerdo con el estatuto presupuestal
- Imputar y registrar presupuestalmente las Ordenes de Pago, nóminas y legalizaciones de gastos de las cajas menores de acuerdo con lo ordenado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
- Consolidar a nivel nacional os ingresos de recursos propios, aporte nacional y recursos de capital, de acuerdo a lo ordenado por el Ministerio de Hacienda
- Consolidar a nivel nacional los giros y traslados de fondos.
- Hacer el programa Anual Mensualizado de Caja - PAC; presentar la propuesta a la Dirección del Tesoro Nacional con relación a Aporte Nacional y al Consejo Directivo para el caso de los recursos propios, el acuerdo con el estado en el estatuto de presupuesto; una vez aprobadas las propuestas se debe realizar la distribución seccional de ica de conformidad con las apropiaciones presupuestales asignadas mediante Resolución de Gerencia
- Tramitar las resoluciones de ajustes internos (Créditos y contra créditos a las apropiaciones presupuestales de los proyectos de acuerdo a las necesidades institucionales y a las modificaciones generadas por la oficina de Planeación.
- Tramitar los documentos de instrucción de pago - DIP - con destino a la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito público, con el objeto de poder efectuar las cancelaciones periódicas del servicio a la deuda externa a cargo del ICA; esto en cumplimiento de procedimientos (circulares) emitidas por la D.T. y la Dirección de Crédito Público de Minhacienda.
- Constituir las reservas presupuestales de una determinada vigencia para la siguiente, de acuerdo con lo ordenado en el estatuto de presupuesto y con las demás normas vigentes sobre el particular.
- Hacer estudios para la creación, ampliación y modificación a las Cajas Menores a Nivel Nacional de acuerdo con lo indicado en la resolución que anualmente expide el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (O.G.P.) por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores.
- Practicar y realizar arqueos por lo menos cada dos meses a las cajas recaudadoras y cajas menores en Oficinas Nacionales y coordinar con los Gerentes Seccionales la práctica oportuna de dichos arqueos.
- Interactuar con las distintas dependencias del ICA en materia de ejecución presupuesta!, elaboración de instructivos, manuales y circulares.
- Velar y controlar la recuperación de la Cartera, avance o cruce de cuentas de conformidad con las disposiciones vigentes e interactuar con las diferentes dependencias del nivel nacional sobre el cobro y recaudo de los servicios técnicos.
- Implementar sistemas integrados de información financiera que garanticen la confiabilidad y oportunidad de los mismos.
- Capacitar al funcionario o funcionarios designados de las Gerencias Seccionales en materia de manejo de Caja Menor de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes.
- Recaudar los recursos provenientes de las apropiaciones del Presupuesto General de la Nación de conformidad con las normas vigentes sobre la materia sobre las rentas propias, de convenios celebrados con entidades oficiales y particulares de organismos internacionales, de recursos de capital y otros conceptos de conformidad con los derechos por cobrar establecidos a través de acuerdos del Consejo Directivo y Resoluciones de Gerencia General.
- Realizar el pago mensual de nómina a nivel nacional pagos a proveedores, contratistas y demás compromisos adquiridos por el Instituto teniendo en cuenta las prioridades establecidas y la disponibilidad de efectivo.
- Producir diariamente el Boletín de Tesorería junto con las relaciones de ingresos y egresos de los movimientos ocurridos.
- Consolidar a nivel nacional el Estado de Constitución de cuentas por pagar pendientes a 31 de diciembre de cada vigencia de acuerdo con los requisitos exigidos en el Estatuto Orgánico de Presupuesto.
- Producir informes a la Dirección del Tesoro Nacional sobre los promedios diarios mensuales de los saldos en cuentas corrientes, de ahorros, inversiones, etc., provenientes de recursos propios y realizar las inversiones forzosas en títulos de Tesorería - TES - por el 100% del promedio del último trimestre de conformidad con las normas legales sobre la materia.
- Custodiar y responder por los fondos recaudados a nivel nacional, realizar las consignaciones diarias de éstos en sus respectivas cuentas corrientes, manejar y responder por las cuentas corrientes y de ahorro llevar los registros en los libros de caja y bancos por objeto del gasto, realizar las retenciones en la fuente, cobro de impuesto de timbre nacional y expedir los correspondientes certificados de acuerdo a las tarifas montos y plazos establecidos en el Estatuto Tributario.
- Adoptar medidas de control que garanticen los recaudos de la prestación de los servicios tarifados en las seccionales, con el fin permitir el registro oportuno que permita una adecuada toma de decisiones.
- Elaborar las declaraciones de Retención en la Fuente y de Industria y Comercio de conformidad con las retenciones practicadas de conformidad con las disposiciones legales.
- Efectuar los traslados de fondos necesarios para el funcionamiento del Instituto y preparar los traslados de las cuentas de productos y servicios de las Seccionales de acuerdo con las disposiciones del nivel directivo.
- Efectuar el seguimiento de los ingresos y recaudos generados por el Instituto y asesorar a las dependencias del nivel nacional.
- Tramitar y gestionar conforme a las disposiciones de ley, los pagos por los diferentes conceptos que en ejercicio de su gestión lleva a cabo el ICA.
- Facturar conforme a las disposiciones legales, la venta hecha a los diferentes usuarios de los servicios técnicos del Instituto.
- Presentar a la Subgerencia Administrativa y Financiera los informes que le sean solicitados.
- Emitir directrices a nivel nacional en cuanto a programación y reporte de comisiones de servicio de acuerdo a las normas vigentes.
- Llevar el control presupuesta! asignado al rubro de viáticos por cada una de los proyectos.
- Recibir, revisar de acuerdo a la normatividad vigente, registrar y tramitar las comisiones de servicios a nivel nacional del personal vinculado a la entidad.
- Revisar las legalizaciones de comisiones de servicios a nivel nacional, verificando la entrega de soportes de gastos de viaje e informe de comisión.
- Cargar las remisiones de viáticos en los aplicativos sistematizados manejados en las áreas financieras y contable, para su posterior pago.
- Realizar la revisión de los registros generados en los aplicativos SllF Nación y Sistema de Captura de Información de Viáticos para el caso de Remisiones de Viáticos, de acuerdo con las directrices establecidas.
- Generar los registros de la cadena presupuestal en SllF.
- Solicitar las correcciones que sean necesarias en cuanto a documentos físicos y registros en los respectivos aplicativos de acuerdo con las normas establecidas.
- Generar los registros necesarios en los aplicativos correspondientes, que tengan que ver con el Grupo de Gestión Financiera.
- Realizar los trámites administrativos necesarios para el pago oportuno de los viáticos y gastos de viaje.
- Consolidar y mantener actualizada la información de viáticos y gastos de viaje tramitados, a fin de generar los informes requeridos por las dependencias internas y entidades de control.
- Participar en el desarrollo, implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno.
- Participar en la formulación de políticas, medidas y procedimientos administrativos y financieros que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia de la función administrativa.
- Las demás funciones que le sean asignadas por la Subgerencia Administrativa.
Liliana Niño Morales
Coordinadora Grupo Gestión Financiera
Tel: +57-601-756-3030
Ext. 1620