RESOLUCIÓN No.0007857 (11/05/2022) “Por la cual se actualiza la conformación de los Grupos Internos de Trabajo de la Subgerencia Administrativa y Financiera del Instituto Colombiano Agropecuario- ICA y se fundamenta sus funciones” GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL
El Grupo de Contratación dependiente de la Subgerencia Adminsitrativa y Financiera del Instituto Colombiano Agropecuario tiene entre sus competencias,
1. Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la Contratación estatal establecidos en la Ley 80 de 1993 y de la Función Administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política.
2. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones para el Instituto y hacer el seguimiento a su ejecución en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Gestión Financiera.
3. Desarrollar los procedimientos precontractuales establecidos en las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Contratación Directa, Mínima Cuantía y Concurso de Méritos, dando cumplimiento a la normatividad legal vigente.
4. Coordinar y ejecutar las actividades tendientes a la selección de contratistas para la obtención de bienes y servicios por parte del Instituto.
5. Verificar que en los procesos de contratación se cumplan con los requisitos establecidos por las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
6. Impartir instrucciones a las demás dependencias ya las Gerencias Seccionales sobre los estudios y documentación previa requerida para la contratación de acuerdo con la normatividad vigente.
7. Elaborar los proyectos de actos administrativos requeridos en los diferentes procesos de contratación o suscripción de convenios que se adelanten.
8. Adelantar, de conformidad con las disposiciones que regulan la materia, la totalidad de los trámites y procedimientos previstos para los procesos de contratación tales como la elaboración de cronogramas, divulgaciones, convocatorias, publicidad, consulta de pre pliegos y pliegos, recepción de ofertas. , elaboración de minutas de contratos, actos administrativos de calificación, adjudicación, declaratoria de desierto, modificación, terminaciones, caducidades, entre otros.
9. Realizar la publicación de avisos, pre pliegos, pliegos definitivos y demás documentos producidos en las modalidades de Contratación, en el portal único de contratación estatal y en la página Web, de acuerdo con los procedimientos establecidos y la normatividad legal vigente.
10. Coordinar la realización de los estudios jurídicos y financieros y evaluaciones técnicas y económicas que se deben adelantar por las dependencias respectivas, en desarrollo de los mecanismos aplicados para la selección de contratistas.
11. Elaborar en coordinación con las dependencias correspondientes los pliegos de condiciones, necesarios para adelantar los procesos de selección de contratistas, de conformidad con las normas vigentes.
12. Asesorar a los Servidores públicos del Instituto respecto de los requisitos y documentación necesaria para la elaboración, perfeccionamiento, legalización, ejecución y liquidación de los convenios y contratos.
13. Acompañar a las Subgerencias, Direcciones Técnicas y Gerencias Seccionales en los procedimientos relacionados con la cooperación técnica nacional e internacional y recomendar las acciones que deban adoptarse en temas de convenios para el cumplimiento de los objetivos y metas del Instituto.
14. Coordinar la elaboración, numeración consecutiva, y legalización de los contratos y convenios de acuerdo con lo establecido en las normas legales vigentes en la materia.
15. Elaborar y gestionar el perfeccionamiento de prorrogas, adiciones o modificaciones a los contratos o convenios que se encuentren vigentes de acuerdo con los procedimientos establecidos y la normatividad vigente.
16. Realizar la aprobación de la Garantía Única constituida para garantizar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los contratistas y cooperantes.
17. Coordinar la terminación y liquidación de contratos y/o convenios y proyectar los actos administrativos que sean necesarios.
18. Preparar los documentos e informes que se requieran en la Secretaría del Comité de Contratación del Instituto.
19. Llevar y organizar los archivos relacionados con las actividades precontractuales, contractuales y postcontractuales del Instituto.
20. Custodiar y mantener actualizado el archivo de los expedientes de los contratos y convenios y propender por su seguridad.
21. Presentar informes sobre sus actividades y los resultados de gestión, de acuerdo con las normas, procedimientos vigentes, términos y metodologías adoptadas a la Subgerencia Administrativa y Financiera ya los entes de control.
22. Expedir las certificaciones solicitadas, referencias a los contratos y convenios suscritos por el Instituto.
23. Atender consultas y dar respuesta a las comunicaciones, derechos de petición y demás solicitudes del público en general, relacionadas con la contratación.
24. Impartir directrices a las seccionales en lo referente a la Gestión Contractual.
25. Ejecutar las actividades requeridas en el desarrollo y sostenimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de la entidad en el ámbito de las competencias del Grupo.
26. Velar por el mantenimiento y actualización de la información acerca de los convenios suscritos y vigentes.
27. Mantener actualizada la normatividad en el manual de procedimiento como parte integral en el soporte de la suscripción de convenios y contratos.
Ximena Andrea Lanos Torres
Coordinadora encargada del Grupo de Gestión Contractual
Teléfono: 601-794-4492 Ext. 1671 - 1661
Dirección: Avenida Carrera 20 # 83-20, edificio NeoPoint 83.Correo:contractual@ica.gov.co
procesos.contractual@ica.gov.co
ximena.lanos@ica.gov.co