Contenido principal

Procedimiento para habilitación de establecimientos en el exterior que deseen exportar a Colombia


Cualquier persona natural o jurídica que esté interesada en importar al país animales, productos de origen animal, material genético, insumos pecuarios u otros bienes que puedan representar riesgo desde el punto de vista sanitario, debe solicitar la autorización al Instituto Colombiano Agropecuario - ICA.
 
Para esto, uno de los procedimientos que se debe realizar es la habilitación de establecimientos en el exterior de los cuales se realizarán las exportaciones hacia Colombia (establecimientos de origen de la mercancía), y su respectivo registro en el SISPAP, en atención a lo señalado en la Resolución 04 de 2005 y los procedimientos propios del Instituto. Dicho proceso podrá ser documental o requerir visita in situ según se determine.
 

Condiciones previas
 
Antes de poder realizar la habilitación de los establecimientos de interés, se debe:
 
  • Contar con requisitos sanitarios previamente definidos que permitan realizar la importación de la mercancía deseada (Consultar requisitos), en caso de que no existan requisitos sanitarios que permitan su importación debe desarrollarse una evaluación de riesgo.
  • Si el producto a importar es un biológico, medicamento, alimento para consumo animal o material genético, el importador en Colombia debe estar previamente registrados como importador de este tipo de productos ante la Dirección Técnica de Inocuidad e Insumos Veterinarios, para esto debe contactarse con inocuidad.insumosvet@ica.gov.co a fin de que le indiquen el procedimiento a seguir.
 
Requisitos generales
 
  • El establecimiento exportador debe estar debidamente registrado y autorizado para exportar por parte del servicio veterinario oficial de su país de origen.
  • El interesado en el proceso debe cumplir con las disposiciones que regulan las importaciones.
  • El interesado en el proceso debe sufragar los costos que demande el desarrollo de este, incluyendo las visitas in situ de los Médicos Veterinarios del ICA a los establecimientos que se deseen habilitar, en caso de considerarse necesario. 

A continuación se describe el procedimiento general establecido para este trámite, sin embargo pueden haber condiciones especiales definidas para algunos países, para esto contactarse con cuarentena.animal@ica.gov.co
 
  
Habilitación de establecimientos del exterior por primera vez
 
Para el proceso de habilitación del establecimiento de origen de la mercancía, el importador o persona interesada en el proceso deberá presentar la siguiente documentación en un solo paquete por cada predio que desee registrar:

Carta de solicitud del interesado (en papel con membrete) que incluya la siguiente información de forma detallada: 
 
  • Nombre del Importador o persona interesada que presenta la solicitud, dirección, teléfono, correo electrónico, y NIT o cédula de ciudadanía.
  • Nombre exacto del establecimiento de interés y número de identificación del mismo.
  • Dirección exacta del establecimiento de interés, Ciudad, País.
  • Productos que se desean importar (señalando la especie de la cual proviene, el tipo de procesamiento y conservación, subpartida arancelaria).
  • Objeto de la importación (uso / destino que se dará a los productos).
  • Nombre, firma y cédula del solicitante.  

Certificado emitido por el Servicio Veterinario Oficial del país de origen o la autoridad sanitaria correspondiente (país donde está ubicado el establecimiento) en el cual se indique que el establecimiento:
 
  •  Se encuentra debidamente registrado y supervisado por ellos.
  • Cumple con la normatividad sanitaria vigente en su país para su funcionamiento.
  • Que en la zona donde se encuentra ubicado el establecimiento no se han presentado casos de enfermedades infectocontagiosas que afecten a la especie de interés
  • Este debe venir en físico y original, y debe tener fecha de emisión reciente. Debe presentarse su traducción oficial al español en caso de venir en otro idioma
Formulario de habilitación del establecimiento de interés (según corresponda):
 
  •  Debidamente diligenciado en su totalidad por parte del exportador (predio de origen).
  • Describiendo con detalle los elementos requeridos, adjuntando fotos, anexos y demás registros solicitados. Los anexos pueden ser presentados en un medio electrónico (Disco compacto, memoria USB, etc.)
  • Debe presentarse en físico y original, y debe tener fecha de emisión reciente.
  • Debe contar con el Visto Bueno (firmas y sellos) del Servicio Veterinario Oficial o la autoridad sanitaria competente del país de origen.
  • Debe presentarse su traducción oficial al español en caso de venir el original en otro idioma.
 
  • Factura original de pago correspondiente al proceso de habilitación de establecimientos de origen, valor según Acuerdo de Tarifas del ICA, Código de Facturación 4181.
Para el caso de productos procesados se debe hacer llegar de forma adicional la siguiente documentación:
 
  • Ficha técnica del producto:  
  • Esta debe venir con su traducción oficial al español en caso de estar en otro idioma.
  • Monografía de proceso del producto:  
  • Debe indicar el origen de la materia prima.
  • Debe indicar el proceso de recepción y manejo de materias primas, preparación y fabricación de la mercancía de interés (físico, químico, térmico), empaque, almacenamiento, entre otros.
  • Debe presentarse en físico y original, y debe tener fecha de emisión reciente.
  • Debe contar con el Visto Bueno (firmas y sellos) del Servicio Veterinario Oficial del país de origen o la autoridad sanitaria competente del país de origen.
  • Debe presentarse su traducción oficial al español en caso de venir el original en otro idioma.
 
Nota:
 
  • Para el caso de carne y productos cárnicos el trámite de habilitación debe ser adelantado directamente con el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA para lo cual deben contactar a la Dirección de Alimentos y Bebidas (invimasal@invima.gov.co). Posteriormente el INVIMA notificará al ICA la información correspondiente para su respectivo registro en el SISPAP.
 
Dónde radicar la documentación:
 
La documentación anteriormente señalada se debe radicar en:
 
INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO – ICA
Avenida Calle 26 # 85b – 09. Bogotá – Colombia
Piso 2, Oficina de Atención al Ciudadano – Ventanilla de Documentación
Horario de atención: lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. Jornada Continua
Dirigida a: DIRECCIÓN TÉCNICA DE CUARENTENA (Piso 8).
 
El ICA procederá a realizar su proceso de revisión y validación, pudiendo emitirse concepto:
 
  • Aprobado: si la información contenida está completa, es clara y consistente. El establecimiento se registrará en el SISPAP y se habilitará por el periodo de tiempo correspondiente, notificándose al interesado vía correo electrónico.  
  • Rechazada: si la información contenida está incompleta, no es clara o consistente. El ICA notificará al interesado vía correo electrónico señalando las consideraciones del rechazo.  El interesado deberá proceder a retirar la documentación radicada y tendrá que presentar nuevamente la solicitud una vez sean subsanadas las inconsistencias o requerimientos.
 
Duración de la habilitación:
 
Los establecimientos habilitados tendrán una vigencia de pendiendo del tipo de mercancía que exporten a Colombia, así:
 
  • Animales en pie: 1 año de vigencia
  • Productos varios de origen animal, incluyendo material genético: 3 años de vigencia
  • Alimentos balanceados, biológicos: 3 años de vigencia
  • Carne y productos cárnicos: según reglamentación del Ministerio de Salud.
 
Renovación de la habilitación de establecimientos del exterior aprobados por el ICA para importación:
 
Una vez vencida la vigencia de la aprobación de un establecimiento exportador se debe proceder a realizar su renovación, para lo cual el importador o persona interesada del proceso deberá presentar, por lo menos 1 mes antes de terminar la vigencia, la siguiente documentación en un solo paquete por cada predio de interés que desee renovar:

Carta de solicitud del interesado (en papel con membrete) que incluya la siguiente información de forma detallada:  
 
  • Nombre del Importador o persona interesada que presenta la solicitud, dirección, teléfono, correo electrónico, y NIT o cédula de ciudadanía.
  • Nombre exacto del establecimiento de interés y número de identificación del mismo.
  • Dirección exacta del establecimiento de interés, Ciudad, País.
  • Productos que vienen importando (señalando la especie de la cual proviene, el tipo de procesamiento y conservación, subpartida arancelaria).
  • Objeto de la importación (uso / destino que se dará a los productos).
  • Nombre, firma y cédula del solicitante.  
Certificado emitido por el Servicio Veterinario Oficial del país de origen o la autoridad sanitaria correspondiente (país donde está ubicado el establecimiento) en el cual se indique que el establecimiento:  
 
  • Se encuentra debidamente registrado y supervisado por ellos.
  • Cumple con la normatividad sanitaria vigente en su país para su funcionamiento.
  • Que en la zona donde se encuentra ubicado el establecimiento no se han presentado casos de enfermedades infectocontagiosas que afecten a la especie de interés
  • Este debe venir en físico y original, y debe tener fecha de emisión reciente. Debe presentarse su traducción oficial al español en caso de venir en otro idioma.
  • Factura original de pago correspondiente al proceso de habilitación de establecimientos de origen, valor según Acuerdo de Tarifas del ICA, Código de Facturación 4181.

 Dónde radicar la documentación:
 
La documentación anteriormente señalada se debe radicar en:
 
INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO – ICA
Avenida Calle 26 # 85b – 09. Bogotá – Colombia
Piso 2, Oficina de Atención al Ciudadano – Ventanilla de Documentación
Horario de atención: lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m. Jornada Continua 
Dirigida a: DIRECCIÓN TÉCNICA DE CUARENTENA (Piso 8)
 
El ICA procederá a realizar su proceso de revisión y validación, pudiendo emitirse concepto:
 
  • Aprobado: si la información contenida está completa, es clara y consistente. El establecimiento se registrará en el SISPAP y se habilitará por el periodo de tiempo correspondiente, notificándose al interesado vía correo electrónico.  
  • Rechazada: si la información contenida está incompleta, no es clara o consistente. El ICA notificará al interesado vía correo electrónico señalando las consideraciones del rechazo.  El interesado deberá proceder a retirar la documentación radicada y tendrá que presentar nuevamente la solicitud una vez sean subsanadas las inconsistencias o requerimientos.
 
Duración de la habilitación:
 
Los establecimientos renovados tendrán una vigencia igual a la otorgada en primera instancia, así:
 
  • Animales en pie: 1 año de vigencia
  • Productos varios de origen animal, incluyendo material genético: 3 años de vigencia
  • Alimentos balanceados, biológicos: 3 años de vigencia
 
Nota:

Si el establecimiento de interés ha terminado su vigencia ante el ICA, y el proceso de renovación se realiza posterior a un año de finalizada esta, se debe proceder a realizar el trámite completo como “habilitación por primera vez”.
 
 
Formularios de habilitación 
 
A continuación podrá encontrar algunos de los formularios de habilitación de establecimientos según tipo de mercancía, en caso de tener dudas o no estar el requerido de forma puntual debe comunicarse con cuarentena.animal@ica.gov.co

 
 
Para información adicional, favor comunicarse:

Teléfono: (571) 3323700 Ext. 1162
cuarentena.animal@ica.gov.co
 

Entidades del Sector