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OBJETIVO:
Prevenir la introducción, diseminación y establecimiento de plagas de interés cuarentenario con perfil de riesgo, a través de los procesos de importación e introducción de plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados.
 
GENERALIDADES:
El sistema de cuarentena vegetal está encaminado a mantener el estatus fitosanitario del país, mediante las acciones de prevención frente a la introducción y diseminación de plagas de interés cuarentenario y de otros agentes con perfil de riesgo. Para ello el ICA aplicará las medidas fitosanitarias, procedimientos e instructivos, acciones de cuarentena, tratamientos cuarentenarios y pruebas de laboratorio que sean necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos fitosanitarios de importación.
 Toda persona natural o jurídica que desee importar a Colombia plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados, deberá solicitar el Documento de Requisitos Fitosanitarios para Importación – DRFI para aquellas importaciones que según las categorías de riesgo asi lo requieran.  Dependiendo de la categoría de riesgo, el ICA establecera si solamente requiere la acción de inspección o si basado en el perfilamiento del riesgo del producto, se llevará a cabo una  verificación documental previa expedición del concepto correspondiente (CFN).

APLICACIÓN 
Aplica a los procesos misionales relacionados con la autorización de la importación de plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados en los que interviene la Subgerencia de Protección Fronteriza-SPF, el GNCV y los responsables e inspectores de los PAPF en el servicio que se presta a personas naturales o jurídicas que solicitan un permiso de importación o DRFI.
 
DEFINICIONES 
En el presente procedimiento las definiciones se encuentran incluidas en la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias – NIMF No 5 de la CIPF (https://www.ippc.int/en/core-activities/standards-setting/ispms/#publications) y en el Glosario Andino de términos y Definiciones Fitosanitarias aprobada mediante Decisión 685 del 22 de mayo de 2008 de la Comisión de la Comunidad Andina. Decisión 685 de 2008.doc.
  • CFE: Certificado Fitosanitario de Exportación.
  • CFN: Certificado Fitosanitario para la Nacionalización.
  • DRFI: Documento de Requisistos Fitosanitarios de Importación.
  • GNCV: Grupo Nacional de Cuarentena Vegetal.
  • LNADV: Laboratorio nacional de Analisis y Diagnóstico Vegetal.  
  • NIMF:  Norma Internacionales de Medidas Fitosanitarias.
  • ONPF: Organización Nacional de Protección Fitosanitaria.
  • PAPF: Puerto, Aeropuerto o Paso Fronterizo.
  • SISPAP: Sistema de Información Sanitaria para Importación y Exportación de productos Agrícolas y Pecuarios.
  • SPF: Subgerencia de Protección Fronteriza.
NORMATIVIDAD APLICABLE 

Normas Nacionales
  • Decreto 4567 de 2008 sobre las funciones del ICA
  • Decreto 1071 de 2011 sobre reglamentación del sector agropecuario
  • Documentos CONPES 3375 de 2004 sobre el Sistema de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias
  • Resolución 3593 de 2015 “Por medio de la cual se crea el mecanismo para establecer, mantener, actualizar y divulgar el listado de plagas reglamentadas de Colombia.”
  • Resolución ICA 3168 de 2015. “Por medio de la cual se reglamenta y controla la producción, importación y exportación de semillas producto del mejoramiento genético para la comercialización y siembra en el país, así como el registro de las unidades de evaluación agronómica y/o unidades de investigación en fitomejoramiento y se dictan otras disposiciones”
  • Circular 020 de 14 de junio de 2018 modificatoria de la Circular 037  de 2016 y sus anexos 12, 13 y 20.
  • Resolución 2384  de marzo 8 de 2019 por medio de la cual se establecen las directrices para el establecimiento de requisitos sanitarios y fitosanitarios para la importación de animales, sus productos, vegateles frescos y otros productos de origen vegetal.
Normas Internacionales
  • Resolución CAN 1475 de 2012: Sustitución de la resolución 1008: “Adopción de categorías de riesgo fitosanitario para el comercio intrasubregional y con terceros países de plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados”.
  • NIMF 11

 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 
Previamente  al inicio de las tareas del presente procedimiento, el usuario importador o su representante (agente aduanero o de carga) debe contar con registro activo en el SISPAP, información disponible en: https://www.ica.gov.co/importacion-y-exportacion/importacion-agricola-1/como-obtener-un-permiso-fitosanitario-para-import
 
Solicitud y expedición del Documento de Requisitos Fitosanitarios para Importación – DRFI Solicitud de inspección y expedición del Certificado Fitosanitario para Nacionalización- CFN
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
1 Usuario
Solicitud del DRFI:
Ingresar con el usuario y contraseña al aplicativo al SISPAP y tramitar el DRFI.
  • Radicar la solicitud a través del SISPAP
  • Realizar el pago del servicio (Tarifa vigente)
  • Imprimir el DRFI.
 Situaciones relacionadas con el DRFI
*Modificaciones: se podrán llevar a cabo en cualquier momento, siempre y cuando el puerto no haya actuado sobre el documento.
En caso de requerir modificación del DRFI,  (Ir al numeral 2).
*Reemplazo: cuando faltan cinco (5) dias para el vencimiento de la vigencia del documento, podrá acceder al sistema para generar un reemplazo.
Documento de Requisitos Fitosanitarios para Importación-DRFI
 
NOTAS:
  • El DRFI es intransferible, válido para un solo envío y con vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de su expedición o de su aprobación; cuando se trate de importacion de semillas para siembra y material de propagación asexual, la vigencia inicia a paratir a partir que la Direccion Tecnica de Semillas emita la aprobación,
  • Si la importación es de semilla para siembra y/o material de propagación asexual, la solicitud será revisada y aprobada por la Dirección Técnica de Semillas a través del SISPAP quien la podrá aprobar o rechazar y una vez aprobada podrá ser impresa por el usuario.
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
2 Usuario Solicitud de modificación del DRFI:
 
Solicitar en el aplicativo SISPAP durante el periodo de vigencia, la modificación de dicho documento, únicamente cuando se presenten variaciones en:
  • Cantidad.
  • Unidad (medida)
  • Empaque
  • Cantidad de empaque
  • Punto de ingreso o de salida
  • Dirección del exportador
  • Nombre del exportador
  • Cultivar
  • Cantidad de cultivar
  • Descripción de empaque
No se podrán modificar los siguientes items:
  • Producto
  • Presentación
  • Pais de origen
  • Pais de procedencia
  • Destino - uso
Modificación del DRFI
NOTAS:
  • La fecha de vigencia del DRFI podrá ser ampliada por una sola vez, siempre y cuando la solicitud de ampliación se realice por medio del aplicativo SISPAP y dentro del período de vigencia del mismo; para lo cual se expedirá un nuevo documento otorgándose una fecha de validez de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de su expedición.
  • Cualquier tachón, enmendadura o modificación del DRFI, invalida el documento y frente a ello se aplicarán todas las medidas y sanciones establecidas en las normas nacionales vigentes.
  • El ICA podrá suspender la validez del DRFI ante la aparición u ocurrencia de plagas reglamentadas en el país exportador.
  • Ante la detección o aparición de plagas de interés cuarentenario en envíos con destino a la importación, el ICA podrá suspender la emisión de DRFI, hasta que se establezcan las medidas fitosanitarias que aseguren un adecuado nivel de protección fitosanitaria y determinará las acciones a tomar frente a los envíos en travesía.
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
3 Usuario
La solicitud de inspección con o sin DRFI, según corresponda, se debe tramitar a través del SISPAP y presentarla con la siguiente documentación soporte en la oficina ICA del Punto de Inspección Fronterizo: (tiempo no superior a una (1) hora)
 
  • Solicitud de inspección emitida a través del SISPAP
  • Comprobante de pago del servicio.
  • Documento de Requisitos Fitosanitarios para                                     Importación – DRFI vigente, cuando aplique.
  • Modificación y/o reemplazo del DRFI, cuando aplique.
  • Original del Certificado Fitosanitario de exportación - CFE emitido por la ONPF del país de origen o procedencia, de acuerdo con la categoría de riesgo o el CFE emitido mediante certificación electrónica.
  • Copia de la factura de venta.
  • Copia de la lista de empaque, si en la factura de venta no se identifica claramente el contenido del envió.
  • Copia del Bill of lading, guía aérea o Cartaporte manifestado por la DIAN, de acuerdo con el medio de transporte.
  • Certificación CITES o NO CITES, cuando aplique.
  • Licencia de Importación emitida por la ventanilla única de comercio – VUCE.
  • Demás documentos exigidos en el DRFI.
Solicitud de Inspección
NOTAS:
  • Productos que no requieren de DRFI: Son los productos y subproductos de origen vegetal que por su constitución física y por su nivel de transformación no representan mayor riesgo fitosanitario y cuya clasificación esta en función de un Concepto Técnico Científico – CTC o un Análisis de Riesgo de Plaga - ARP. (Resolución 2384 de 2019).
  • La solicitud de inspección de ingreso de plantas y productos vegetales que pertenezcan a un mismo envío, y que, por motivo de espacio en el país de origen o tránsito, fueron divididos y enviados en diferentes embarques, deberá ser presentada por el importador ante el GNCV del ICA, ubicado en el Bogotá D.C. en Oficinas nacionales, anexando los soportes correspondientes para la emisión de un DRFI adicional  que ampare la carga restante.
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
4 Inspector de PAPF
Inspección Documental (tiempo 1 (una) hora)
En la inspección documental se debe verificar que la documentación exigida en el punto 3 cumpla con:
  •  DRFI: Fecha de expedición debe ser anterior a la emisión del CFE del país de origen.
  • SOLICITUD DE INSPECCIÓN: que la información de la solicitud corresponda a los documentos soporte.
  • CFN:
  • Información este completa
  • Los documentos expedidos de manera física tengan firma y sello    (verificar autenticidad)
  • Que las Declaraciones Adicionales y los tratamientos correspondan a los enunciados en el DRFI.
  • Que los documentos presentados no presenten modificaciones o enmendaduras.
  • Verificar que el sistema haya definido si la mercancía requeire inspección documental o física.
Revisar si de acuerdo con el tipo de producto, se requiere proceder a tomar muestras para envió a la estación de cuarentena vegetal (ver lista de proirización de especies para envio a la estación de cuarentena)
  • En caso de confirmar el incumplimiento de los requisitos arriba enunciados, se genera una intercepción documental y se procede a notificar la situación al usuario.  Ir al numeral 5.
Aprobación para inspección física de la mercancía
 
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
5 Inspector del PAPF
  • Notificación de inclumplimiento durante la inspección documental: (tiempo: inmediato)
  • Se deberá notificar inmediatamente al usuario importador y al Jefe del PAPF, el resultado de la inspección documental. Cuando el resultado es un Aviso de interceptación de Material vegetal informar al GNCV al correo  importación.agricola@ica.gov.co
Notificación:  Aviso Nacional de interceptación de Material vegetal (Forma 3-702)
NOTAS:
  • El usuario importador cuenta con  plazo máximo de ocho (8) días hábiles contados a partir de la notificación de la inconsistencia para que la subsane.
  • Cuando la inconsistencia se presenta en el Certificado Fitosanitario de Exportación expedido por el pais de origen, el ICA aprobará la inspección física siempre y cuando se allegue en medio magnético por parte de la ONPF del país de origen, el documento que reemplazará al inicial; esto mientras es entregado el original por parte del importador.
  • El Inspector del PAPF aprobará la inspección física del cargamento de los envíos que han sido objeto de modificación del DRFI respecto a las cantidades, siempre y cuando dichas cantidades estén amparadas en el Certificado Fitosanitario o Certificado Fitosanitario de Reexportación emitido por el país de origen o procedencia respectivamente.
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
6 Inspector del PAPF
Inspección física:
El inspector deberá garantizar que la inspección se realice con base en el instructivo para  la selección y aleatorización de muestras.
(Tiempo: Solicitudes de inspección aprobadas en la mañana concluyen con la inspección físca de la mercancía el mismo día en la tarde. Solicitudes radicadas para inspección documental recibidas y aprobadas en la tarde concluyen con la inspección física de la mercancía al dia hábil siguiente en horario de la mañana). 
 
Fase de Alistamiento:
El inspector debe contar con los siguientes elementos y condiciones previo a la inspección:
 
  • Lupa
  • Linterna
  • Tubos taparrosca o viales de 2 a 5 microlitros
  • Jama (según el caso)
  • Elementos de seguridad:Guantes, Casco, Gafas de protección y chaqueta (según el caso)
  • Método de muestreo y tamaño de la muestra según producto. (Ver punto 6)
  • Formato de registro (Solicitud de inspección) y resultado del muestreo Revisar si el producto esta incluido dentro de los que requieren Cuarentena Abierta o Cuarentena Cerrada
  • Alistar instructivo según tipo de producto:
  • (Frutas y vegetales frescos, Material de propagación, granos, maquinaria usada, etc (Ver punto 7)
  • Documentación radicada de la importación
Concepto técnico favorable
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
7 Inspector del PAPF
Fase de ejecución: 
Se debe tener en cuenta que existen instructivos específicos para ciertos productos de importación los cuales deberán ser consultados (Ver instructivos asociados a Frutas, granos, granos de café, mango, cebolla y maquinaria usada, relacionados al final del documento).
 
Verificar que el requisito fitosanitario mediante el cual se otorgó el permiso de importación se cumpla para lo cual es preciso revisar los siguientes aspectos:
  • Que el producto corresponda al indicado  en la solicitud en su identidad botánica y morfologica
  • Verificación de etiquetas, cuando corresponda
  • Embalajes
  • Ausencia de suelo (cero tolerancia a la presencia de suelo)
  • Condiciones fitosanitarias del sustrato inerte y esterilizado, cuando aplica.
  • Ausencia de insectos vivos: huevos, larvas, pupas o adultos o evidencia de su actividad como galerías, excretas, perforaciones y orificios, raspaduras, trozamientos.
  • Ausencia de síntomas y signos de origen fúngico como micelio, esporas, conidias y exudados, pardeamientos superficiales y sistémicos o vasculares.
  • Ausencia de acción bacteriana: Pudriciones húmedas y secas, depresión de materiales, exudados, olores característicos, nudos y/o quistes y/o bacterias
  • Nemátodos: Ausencia de Nudos o quistes, orificios y aplicación de maceramientos
  • Síntomas virales como presencia de moteados, estriamientos, arrocetamientos, encrespamientos, cambios en el margen de las hojas, anillos concéntricos cloróticos o necróticos.
  • Daños físicos y mecánicos
  • Envases nuevos y de primer uso
  • Si el producto esta en la lista de productos priorizados para verificación de requisitos tomar la muestra establecida y enviar a la ECV.
En caso de incumplimiento identificado durante la inspección física, se procede a generar intercepcíon del cargamento: ver numeral 8.
Aviso Nacional de Interceptación o CFN
Notas:
Si el producto presenta una interceptación por plaga, el envió de las muestras se realizara en un tiempo de 24 a 48 horas, el diagnostico se podrá obtener en 5-8 días (Este tiempo depende del tipo de plaga interceptada).
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
8 Inspector del PAPF Notificar inmediatamente al usuario importador y al Coordinador del PAPF, el resultado de la inspección física por medio del SISPAP
-           Cuando el resultado es un  Aviso Nacional de Interceptación de Cargamentos de Material Vegetal  e informar al GNCV a través del correo:  importación.agricola@ica.gov.co.
(Pasar al No. 9)
Cuando el envío cumple con todos los requisitos se procederá a la emisión de CFN.
Correos electrónicos
Retención o Liberación
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
9 Inspector del PAPF
Intercepción por plaga:
 
En el caso de detectar una plaga se genera el  Aviso Nacional de Interceptación de Cargamentos de Material Vegetal y el inspector deberá comunicarse con la  Coordinación del Grupo de la Red Laboratorios de Diagnóstico Fitosanitario, telefónicamente o por correo electrónico inmediatamente, quien en un término no mayor a dos (2) horas, le indicará a qué laboratorio del Instituto deberá enviar la muestra o si comunicarse vía internet si el diagnóstico se realiza por diagnóstico remoto:
 
•    Si el organismo hace parte de la lista de aquellos acordados para Diagnóstico Remoto, se comunicará con el Analista asignado por la Coordinación del Grupo de la Red de Laboratorios de Diagnóstico Fitosanitario, vía internet siguiendo el Instructivo (PAPF que cuentan con infraestructura tecnológica).
(El telediagnóstico sera de  24 a  96 horas.
Si el organismo no hace parte de la lista antes mencionada, embalar y enviar las plagas interceptadas según Guía para toma y envio de muestras, para su análisis y/o diagnóstico, al laboratorio de Análisis y Diagnóstico Vegetal con los documentos soportes: Memorando ICA, Solicitud de Análisis y Diagnóstico Fitosanitario – Comercio Exterior  y copia del DRFI.  (El envío de muestras de plagas interceptadads no podrá ser superior a veinticuatro (24) horas).
Interceptación por otras causas:
En la inspección se detectan entre otras, algunas de las siguientes falencias:
 
No subsanables: (reembarque)
  • Presencia de suelo
  • Lo empaques no son nuevos ni corresponden a la características del requisito
  • El producto no coincide con el enunciado
  • Subsanables:
  • Cantidad no corresponde a la anunciada en la solicitud de inspección
  • Etiquetado equivocado
Aviso Nacional de Interceptación de Cargamentos de Material Vegetal
NOTAS:
  • Si el envío es interceptado por captura de un organismo vivo, se procederá a retener el envío hasta tanto no se cuente con los resultados de identificación de la plaga por parte del Laboratorio Nacional de Diagnóstico Fitosanitario -LNDF con el fin de tomar las medidas fitosanitarias correspondientes, las cuales serán de estricto cumplimiento; entretanto, podrá aplicar medidas provisionales sobre el envío, los medios de transporte y/o las instalaciones para evitar la dispersión de las plagas. De lo anterior, se notificará al usuario a través del   Aviso Nacional de Interceptación de Cargamentos de Material Vegetal. (Tiempo: inmediato)
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
10 Analista de laboratorio Como resultado del proceso de análisis y diagnóstico fitosanitario, el analista emitirá el concepto y y se generará el reporte de resultado del análisis de laboratorio. (definir tiempo con análisis y diagnóstico) Reporte de resultados de Análisis y Diagnóstico Fitosanitario
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
11 Inspector del PAPF y/o Funcionario encargado de importaciones del GNCV Despues de recibir el reporte de resultados de laboratorio, el inspector deberá confirmar si de acuerdo con la información
 
Una vez analizado el resultado entregado por el LNDF por parte de los profesionales del Grupo Nacional de Cuarentena Vegetal ubicados en oficinas nacioanels, deberán proceder de acuerdo a lo establecido en el “Instructivo para la toma de decisiones de intercepciones de artrópodos en los puestos de inspección fronteriza” 
Concepto
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
12 GNCV y  Coordinador del GNCV
Análisis del concepto y decisión
 
El funcionario encargado de importaciones conjuntamente con el Coordinador y los especialistas del GNCV analizarán el concepto técnico y decidirán:
  • La aprobación de ingreso del envío si no se observa riesgo fitosanitario para el país.
  • El rechazo de ingreso del envío si se concluyé que es un riesgo fitosanitario para el país.
Acta de Decisión
 
NO. RESPONSABLE TAREA RESULTADO
13 Inspector del PAPF
Aprobación de Nacionalización o rechazo del envío:
 
A expiedir a través del SISPAP, el Certificado Fitosanitario para la Nacionalización - CFN, con el dictamen técnico del envío y las acciones que como consecuencia del mismo se deben cumplir:
  • Nacionalización-CFN
  • Reembarque
  • Destrucción: por incineración o cualquier otro método que asegure la disposición segura del material.
CFN y documentos anexos
NOTAS: El CFN  constituye uno de los requisitos previos para que la autoridad aduanera autorice la nacionalización del envío.
 
Durante el proceso de importación los envíos están sometidos o expuestos a situaciones en donde existe el riesgo de escape de plagas de interés cuarentenario, ante cualquier situación de siniestro de un envío el responsable del PAPF debe comunicarlo inmediatamente a la coordinación del GNCV y seguir el instructivo para casos de siniestro.
 
 
CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO
Tareas Críticas: En la Fase de Alistamiento de la inspección física en donde se debe contar con los elementos básicos
En la toma de decisión de ingreso, reembarque y destrucción
Tareas de Control: En la verificación de requisitos en la inspección física al cruzar CFE y DRFI.
 
En la selección y aleatorización de la muestra en donde es clave el criterio de inspector
 

 
INSTRUCTIVOS ASOCIADOS
  • Toma de decisiones de interceptaciones de artropodos en los puestos de inspeccion fronteriza-PAPF
  • Muestreo e inspección de artropodos en frutas frescas en puertos maritimos  
  • Instructivo ingreso de muestras de café de origen colombiano
  • Instrucción para la inspección y nacionalizacion de mango (mangifera indica) fresco importado al territorio colombiano 
  • Instructivo de muestreo e inspeccion de cebolla 
  • Instructivo de inspeccion de plantas provenientes de costa rica 
  • Instructivo para la inspeccion y nacionalizacion de granos a colombia 
  • Muestreo e inspeccion de fruta fresca (cítricos)  
  • Instructivo de inspección en importación de maquinaria usada
  • Instructivo de manejo de siniestros (por elaborar) 
  • Instructivo de destrucción de productos rechazados 
  • Toma, conservación y envío de muestras entomológicas al laboratorio nacional de diagnóstico fitosanitario. 
  • Protocolo de uso del Diagnóstico Remoto
 
 
 
 
 
 

Entidades del Sector