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PROCEDIMIENTO EXPORTACIÓN EN EL SISTEMA DE INSPECCIÓN Y CUARENTENA VEGETAL

OBJETIVO
Establecer el método parar certificar el cumplimiento de los requisitos fitosanitarios exigidos para la exportación de  plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados desde Colombia.
 
GENERALIDADES
El procedimiento de certificación de las exportaciones es una medida fitosanitaria que reúne acciones operativas como la inspección y revisión documental que se ejecutan en los Puertos, Aeropuertos y Pasos Terrestres de Frontera – PAPF o en los lugares acordados previamente con el exportador, mediante instrucciones que atienden a la verificación de los requisitos acordados o formulados por Eel país importador. Estos requerimientos son el resultado de la aplicación de los principios de las normas fitosanitarias, que ejerce el país importador por medio de la Organización Nacional de Protección Fitosanitaria - ONPF, respecto del estatus fitosanitario de Colombia y/o producto de planes de trabajo acordados con las autoridades fitosanitarias de otros países, con el propósito de mantener la admisibilidad de los productos agrícolas en los mercados internacionales.
 
El procedimiento esta compuesto por unos pasos generales e instructivos que dan cuenta de los detalles de las actividades que deben ejecutar los inspectores del ICA y los responsables de los PAPF.
 
Éste procedimiento busca orientar a los profesionales del Grupo Nacional de Cuarentena Vegetal - GNCV e inspectores de cada uno de los PAPF sobre las actividades  que se deben cumplir definiendo las responsabilidades de cada funcionario.

APLICACIÓN 
Los PAPF, bajo la coordinación del Grupo Nacional de Cuarentena Vegetal – GNCV y con el seguimiento de la Subgerencia de Protección Fronteriza - SPF, aplicarán este procedimiento. Los inspectores en los PAPF o en los sitios acordados previmiente con el exportador, realizaran la operación oficial de inspección y revisión de los documentos y de los envíos de las plantas los productos vegetales y artículos reglamentados para certificar fitosanitariamente el envio en cumplimiento de la normativa nacional vigente y de conformidad con los requisitos fitosanitarios exigidos por la ONPF del país importador.
 
DEFINICIONES:
  • CIPF: Convención Internacional de protección Vegetal.
  • CFE: Certificado Fitosanitario.
  • Criterio de aceptación: son las condiciones que debe cumplir el exportador con respecto a los requisitos fitosanitarios exigidos por el país importador y que están en concordancia con la declaración del Certificado Fitosanitario y las condiciones que debe cumplir el envió al presentarse en el PAPF de salida cuando dicho criterio aplique.
  • Declaración adicional: es la declaración requerida por un país importador que se ha de incluir en el Certificado Fitosanitario y que contiene información adicional específica sobre un envío en relación con las plagas reglamentadas o los artículos reglamentados (FAO, 1990, revisado; CIMF,2005; CMF, 2016).
  • GNCV: Grupo Nacional de Cuarentena Vegetal.
  • NIMF: Norma Internacionales para Medidas Fitosanitarias.
  • ONPF: Organización Nacional de Protección Fitosanitaria.
  • PAPF: Puerto, Aeropuerto o Pasos Terrestres de Frontera.
  • SISPAP: Sistema de Información Sanitario para Importación y Exportación de Productos Agrícolas y Pecuarios.
Nota: Las definiciones de los demás términos incluidos en el presente procedimiento, se encuentran incluidas en la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias – NIMF No 5 de la CIPF (https://www.ippc.int/en/core-activities/standards-setting/ispms/#publications) y en el Glosario Andino de términos y Definiciones Fitosanitarias aprobada mediante Decisión 685 del 22 de mayo de 2008 de la Comisión de la Comunidad Andina. Decisión 685 de 2008.doc (350.0 Kbytes).

 

NORMATIVIDAD APLICABLE

Normas Nacionales
  • Decreto 4567 de 2008 sobre las funciones del ICA
  • Decreto 1071 de 2011 sobre reglamentación del sector agropecuario
  • Documentos CONPES 3375 de 2004 sobre el Sistema de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias
  • Resolución 3593 de 2015 “Por medio de la cual se crea el mecanismo para establecer, mantener, actualizar y divulgar el listado de plagas reglamentadas de Colombia.”
  • Resolución ICA 00000448 de 2016 “Por medio de la cual se establecen los requisitos para el registro ante el ICA de los predios de producción de vegetales para exportación en fresco, el registro de los exportadores y el registro de las plantas empacadoras de vegetales para la exportación en fresco"
  • Resolución ICA 3168 de 2015. “Por medio de la cual se reglamenta y controla la producción, importación y exportación de semillas producto del mejoramiento genético para la comercialización y siembra en el país, así como el registro de las unidades de evaluación agronómica y/o unidades de investigación en fitomejoramiento y se dictan otras disposiciones”
  • Resolución ICA 000492 de 20018 “Por la cual se dictan disposiciones sobre la sanidad vegetal para las especies de plantas ornamentales”
  • Resolución 38438 de 2018 “Por medio de la cual se adoptan las medidas fitosanitarias para el embalaje de madera utilizado en el comercio internacional acorde a la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias (NIMF No.15) y se establecen los requisitos para el registro ante el ICA de operador autorizado para la aplicación del tratamiento y colocación del sello NIMF 15”.
  • Resolucion ICA 1558 de 2010: “Por medio de la cual se dictan disposiciones para la importación y exportación de plantas, productos vegetales, artículos reglamentados, animales y sus productos”
Normas Internacionales
  • Normas Internacional para Medidas Fitosanitarias - NIMF 12.”Directrices para los Certificados Fitosanitarios”.
  • Norma Internacional para Medidas Fitosaniatrias - NIMF 7. “Sistema de Certificación para la Exportación”.
  • Norma Internacional para Medidas Fitosaniatrias - NIMF 15 “ Directrices para reglamentar el embalaje de madera utilizado en el comercio internacional”.
  • Norma Internacional para Medidas Fitosaniatrias - NIMF 31 “ Metodologia para muestreo de envios”.
  • Decisión CAN 515 de 2002 “Sistema Andino de Sanidad Agropecuaria”
  • Resolución 241 de 17 de junio de 1999. Secretaria General de la Comunidad Andina: Procedimientos Armonizados de Certificación para Exportación y Reexportació
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento incluye los pasos previos de consulta que realiza el exportador o su representante ante Grupo Nacional de Cuarentena Vegetal en Oficinas Nacionales, con el propósito de conocer las condiciones y requisitos que debe cumplir antes de iniciar el trámite para solicitar un certificado fitosanitario a través del SISPAP.
 
 
No. Responsable Tareas Resultado
1 Usuario Exportador o su representante Solicitud
El usuario exportador o su representante deberá radicar mediante oficio o correo electrónico al correo:  exportacion.agricola@ica.gov.co, su intención de exportar  informando: el producto, la presentación, destino  y requisitos exigidos por la ONPF del país importador.
Oficio radicado o correo electrónico recibido
2. Coordinador de GNCV o a quien delegue Asignación (tiempo no superior a 24 horas hábiles a partir de la fecha de racicación)
 Asigna oficio o correo electrónico descrito en el punto 1  al profesional del GNCV que atenderá la solicitud
Correo electrónico o Oficio
3 Profesional del GNCV – Of. Nacionales Análisis y revisión: (tiempo no superior a 48 horas a partir de la asignación de la solicitud)
 
El funcionario del GNCV analiza y revisa que la información enviada sea suficiente para poder determinar si requiere o no de la expedición de Certificado Fitosanitario – CFE. En el evento en que sea insuficiente le solicitará información adicional al usuario exportador (pasar al paso 4).
Cuando se requiere de Declaración adicional se realizaría revisión de las plagas del requisito vrs al estatus fitosanitario de las mismas en Colombia y se construirá el Criterio de Aceptación que deben exigir los inspectores para el cumpliemiento de los requisitos fitosanitarios de importación y la expedición del Certificado Fitosanitario, continuará en el paso No. 5.
 
Comunicación oficial Correo electrónico
4 Usuario Información adicional 
El usuario deberá remitir correo electrónico en el que se incluya la información faltante, solicitada por el funcionario del GNCV (permiso de importación, normatividad, comunicación oficial, entre otros) que permitan verificar los detalles sobre los requisitos fitosanitarios de importación vigentes, establecidos por la autoridad fitosanitatia del país importador.
 
En el caso de requerirse la certificación de tratamientos exigidos por la ONPF del país destino, el usuario deberá enviar por correo electrónico con al menos 8 días hábiles antes de la fecha de exportación, los detalles del tratamiento indicando: el ingrediente activo, isótopo, nombre comercial, formulación, dosis, temperaturas, tiempos de exposición y fecha de aplicación.
Correo electrónico
5 Profesional de GNCV - Of. Nacionales
Respuesta (tiempo de respuesta: máximo 72 horas, después de analizada y revisada la solicitud del usuario).
 
El funcionario informará al exportador o su representante sobre la viabilidad o no del cumplimiento de los requisitos fitosanitarios solicitados por la ONPF del país importador y determinará si:
  • Se aprueba la expedición del Certificado Fitosanitaro (pasar al paso 6.)
  • No se aprueba la expedición del Certificado Fitosanitario
  • No se requiere la expedición del Certificado Fitosanitario
 
 
Comunicación oficial via Correo eletrónico u oficio ICA
Nota:
Los tiempos de respuesta establecidos para analizar y revisar la información frente a la solicitud presentada por el usuario exportador o a quien éste haya delegado, están sujetos a la siguiente condición:  un (1) producto, con una (1) presentación y un (1) país de destino; en caso contrario, los tiempos de respuesta podrán variar a partir del número de ítems a analizar.
6 Profesional del GNCV - Of. Nacionales.
Cuando se requiere expedir el CFE
El funcionario del GNCV de Oficinas Nacionales procederá a:
  • Informar al usuario o exportador que debe realizar la solicitud del Registro como exportador a través del aplicativo SISPAP, enviando un correo a alex.lizarazo@ica.gov.co. En caso de que no se encuentre previamente registrado en SISPAP).
(Tiempo: no superior a 24 horas hábiles)
 
  • Comunicar al usuario exportador y al PAPF de salida de la exportación, en un plazo no mayor a 6 días hábiles con respecto a la última comunicación del usuario, que en la plataforma del SISPAP esta habiltada la expedición del CFE.
 
 
 
Registro en el SISPAP
 
 
 
 
 
Correo electrónico u oficio
 
 
Nota:  De ser requerido, el funcionario del GNCV realizará la actualización de información en el SISPAP (actualización y creación de tratamientos, Declaraciones Adicionales, cultivos, asistentes técnicos y productos diferentes a flor cortada y vegetales frescos; para los cuales se ingresara la información por parte del área correspondiente de acuerdo a los registros emitidos)
7 Usuario Emisión de la solicitud de inspección para exportación
 
Exportador:
A través del SISPAP, ingresando al link http://www.ica.gov.co/servicios_linea/sispap_principal.aspx, podrá llenar el formulario de Solicitud Fitosanitaria de Material Vegetal para Exportación y deberá imprimirla.
 
Si dentro de la logística de exportación no requiere los servicios de un agencia de aduanas o de carga, podrá ingresar al SISPAP con el perfil de “agencia” (previamente solicitado a alex.lizarazo@ica.gov.co), revisar la solicitud, hacer cambios, seleccionar tratamientos y realizar el pago de la inspección. (ver instructivo SISPAP).
 
Agencia de aduanas o de carga:
Mediante el perfil de agencia (previamente solicitado a alex.lizarazo@ica.gov.co),  se debe ingresar al SISPAP, y se procede a ingresar la información complementaria a la  Solicitud Fitosanitaria de Material Vegetal para Exportación previamente generada por el exportador, hacer cambios, seleccionar tratamientos y realizar el pago de la inspección.
 
Solicitud de inspección de exportación
 
 
8 Usuario
Presentarse al PAPF de salida y radicar la documentación correspondiente para la programación de la inspección de acuerdo con los horarios establecidos en cada uno de los PAPF, presentando los siguientes documentos:
  • Copia del documento o permiso de importación expedido por el país de destino cuando aplique.
  • Soportes requeridos a través del Criterio de Aceptación cuando aplique
  • Licencia o permiso de Movilización cuando aplique
  • Comprobante de pago de supervisión de tratamientos fitosanitarios a certificar cuando aplique.
  • Constancia fitosanitaria
Presentarse en el PAPF de salida con la totalidad de la mercancía
Soporte del radicado.
9 Inspector del PAPF
Inspección documental:
(tiempo: no superior a dos (2) horas desde el inicio del proceso de inspección).
 
Revisar la documentación radicada por el usuario en el PAPF respectivo, los cuales deben contener los siguientes documentos:
 
  • Copia del Certificado Fitosanitario Preliminar.
  • Copia del documento o permiso de importación expedido por el país de destino cuando aplique.
  • Soportes requeridos a través del Criterio de Aceptación cuando aplique
  • Licencia o permiso de Movilización cuando aplique
  • Comprobante de pago de supervisión de tratamientos fitosanitarios a certificar cuando aplique.
 En la fase de inspección documental el inspector validará:
  • Producto a exportar
  • Tipo y unidades de empaque
  • Registro de predios (cuando aplique)
  • Unidades a exportar por producto
  • Destino
  • Puerto de salida
  • Declaración Adicional (Cuando aplique)
  • Tratamientos (Cuando aplique)
  • Soportes documentales descritos en el criterio de certificación.
Además, el inspector deberá verificar la  Declaración adicional y/o Criterio de Certificación informados por el profesional del GNCV de oficinas nacionales para aprobar la expedición del Certificado Fitosanitario.
 
Si la inspección documental es aprobada por el inspector, pasar a la tarea 10
 
Si la inspección documental es rechazada
la oficina del PAPF notificará al usuario exportador a través de la emisión del Aviso de Devolución de material vegetal, la razón del rechazo y deberá ser corregido por el usuario para presentarse nuevamente.
 
Aprobación o rechazo de la inspección documental
Nota:
10 Inspector del PAPF
Inspección física: (tiempo: no superior a dos (2) horas desde el inicio del proceso de inspección física).
 
Fase de Alistamiento:
El inspector debe contar con los siguientes elementos y condiciones previo a la inspección:
  • Lupa
  • Linterna
  • Tubos taparrosca o diales de 2 a 5 microlitros
  • Jama (según el caso)
  • Guantes
  • Gafas de protección y chaqueta (elementos de seguridad según el caso)
  • Definido el método de muestreo y tamaño de la muestra
  • Formato de registro y resultado del muestreo
  • Alistar instructivo según tipo de producto (ver anexos)
Fase de ejecución:  
El inspector debe tener en cuenta que existen instructivos específicos para ciertos productos de exportación y destinos los cuales deberá consultar (ver anexos Instructivos asociados)
 
El Inspector deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
 
  • El producto corresponde al indicado en la solicitud
  • Verificación de etiquetas, según corresponda.
  • Registro de predio y empresa exportadora (Res. ICA 448 de 2018, 492 de 2008, según corresponda).
  • Embalajes.
  • Ausencia de suelo.
  • Condiciones fitosanitarias del sustrato inerte y esterilizado, cuando aplica
  • Ausencia de insectos vivos: huevos, larvas, pupas o adultos o evidencia de su actividad como galerías, excretas, perforaciones y orificios, raspaduras, trozamientos.
  • Ausencia de síntomas y signos de origen fúngico como micelio, esporas, conidias y exudados, pardeamientos superficiales y sistémicos o vasculares.
  • Ausencia de acción bacteriana: Pudriciones húmedas y secas, depresión de materiales, exudados, olores característicos, nudos y/o quistes y/o bacterias
  • Nemátodos: Ausencia de Nudos o quistes, orificios y aplicación de maceramientos
  • Síntomas virales como presencia de moteados, estriamientos, arrocetamientos, encrespamientos, cambios en el margen de las hojas, anillos concéntricos cloróticos o necróticos.
  • Daños físicos y mecánicos
  • Envases nuevos y de primer uso.
Si cumple, continuara con el proceso de exportación (seguir a la tarea 11).
Si no cumple, continuara seguir a la tarea 12.
 
 
Certificado Fitosanitario de exportación o aviso de devolución de material vegetal para exportación
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nota:
Casos excepcionales como inspección de frutos fresos de uchuva, pitahaya y aguacate, entre otros, contemplados dentro de planes de trabajo firmados entre Colombia y otros países, requerirán tiempos de inspección de acuerdo con los planes e instructivos establecidos.
11 Inspector del PAPF Expedición del Certificado Fitosanitario:
 
El inspector del PAPF emitirá y firmará el Certificado Fitosanitario para aquellos envíos que cumplen con los requisitos fitosanitarios de importación establecidos por la ONPF del país de destino.
 
Certificado Fitosanitario
12 Inspector del PAPF
Aviso de devolución de material vegetal para exportación:
 
El Aviso se diligencia por medio del SISPAP cuando:
  • La Solicitud Fitosanitaria de Material Vegetal de Exportación presenta errores en el diligenciamiento.
  • Las cajas presentan etiqueta errónea o esta sin etiqueta
  • En el envío se detectaron plagas vivas o artículos reglamentos.
  • Se encuentra suspendido para el proceso de exportación
  • No esta aprobado en los listados de los planes de trabajo cuando aplican.
Esta acta será notificada al exportador  y/o representante del exportador, para que tome las medidas correctivas cuando sea posible..
 
Nota:
Si el envío no cumple con uno o mas de los requisitos y condiciones descritas anteriormente o de los establecidos en alguno de los planes de trabajo e instructivos, el envio no podrá ser exportado y se devolvera al exportador, salvo que la causa del incumplimiento sea subsanable, caso en el cual podrá presentarse 24 horas nuevamente para tramitar la solicitud.
 
 

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