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Grupo de Gestión Contractual


El grupo de contratación dependiente de la Subgerencia Adminsitrativa y Finaciera del Instituto Colombiano Agropecuario tiene entre sus competencias, cumplir con las siguientes funciones:
 
  •  Elaborar el Plan Anual de Compras y contratación para el Instituto, hacer el seguimiento a su ejecución en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Gestión Financiera.
  • Adelantar el proceso contractual y sus procedimientos en cumplimiento a las normas legales y reglamentarias vigentes en materia de contratación.
  • Coordinar y ejecutar las actividades tendientes a la selección de contratistas para la obtención de bienes y servicios por parte del Instituto.
  • Verificar que en los procesos de contratación se cumpla con los requisitos establecidos por las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
  • Impartir instrucciones a las demás dependencias sobre los estudios y documentos previos requeridos para la contratación.
  • Elaborar los proyectos de actos administrativos requeridos en los diferentes procesos de contratación que se adelanten.
  • Adelantar, de conformidad con las disposiciones que regulan la materia, la totalidad de los trámites y procedimientos previstos para los procesos de contratación tales como la elaboración de cronogramas, divulgaciones, convocatorias, publicidad (Secop, Sice, Página Web, Diario Único de Contratación Pública, diarios de circulación nacional, etc.), fijaciones de avisos, consulta de pre pliegos y pliegos, recepción de ofertas, elaboración de minutas de contratos, actos administrativos de calificación, adjudicación, declaratoria de desierto del proceso de selección, modificación, terminaciones, caducidades, entre otros.
  • Coordinar la realización de los estudios jurídicos y financieros y evaluaciones técnicas y económicas que se deban adelantar por las dependencias respectivas, en desarrollo de los mecanismos aplicables para la selección de contratistas.
  •  Elaborar, en coordinación con las dependencias correspondientes, los pliegos de condiciones, necesarios para adelantar los procesos de selección de contratistas, de conformidad con las normas legales vigentes.
  • Asesorar a los funcionarios del Instituto y a los contratistas respecto de los requisitos y documentación necesaria para la elaboración, perfeccionamiento, legalización, ejecución y liquidación de los contratos.
  • Verificar y garantizar que, previo a la suscripción de los contratos, se hayan surtido en su integridad los trámites legales y reglamentarios para la adquisición de bienes y servicios.
  • Coordinar la elaboración, numeración consecutiva y legalización de los contratos, de acuerdo con lo establecido en las normas legales vigentes en la materia.
  • Impartir aprobación a la garantía única constituida para garantizar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los contratistas, verificar y exigir el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y de ejecución de los contratos.
  • Coordinar la terminación y liquidación de los contratos y proyectar los actos administrativos que sean necesarios.
  • Coordinar las diferentes publicaciones de los contratos, en el Diario Único de Contratación Estatal, en el SECOP, en el SICE respecto de los contratos celebrados por el Instituto.
  • Preparar todos los documentos que se requieren en la secretaría del Comité Asesor de Contratación del Instituto.
  • Solicitar asesoría de la Oficina Asesora Jurídica respecto de las acciones necesarias para adelantar los Procesos Contractuales asignados al Grupo de Gestión Contractual.
  • llevar y organizar los archivos relacionados con las actividades pre-contractual, contractual y post-contractual del Instituto.
  • Custodiar y mantener actualizado el archivo de los expedientes de los contratistas activos y no activos y propender por su seguridad.
  •  Iniciar trámites para el pago de las cuentas, mediante el diligenciamiento de la orden de pago.
  • Presentar informes sobre sus actividades y los resultados de gestión, de acuerdo con las normas, procedimientos vigentes, términos y metodologías adoptadas, a la Subgerencia Administrativa y financiera y a los entes de control.
  • Coordinar, verificar y controlar los libros consecutivos y radicadores del área.
  • Expedir las certificaciones solicitadas, referentes a los contratos suscritos por el Instituto.
  • Estudiar, evaluar y conceptuar sobre asuntos de competencia del área.
  • Atender consulta y dar respuestas a las comunicaciones, derechos de petición y demás solicitudes del público en general, relacionadas con la contratación.
  • Brindar la orientación en información requerida sobre los asuntos de competencia del Grupo.
  • Responder y garantizar la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás actos de naturaleza contractual elaborados y/o proyectados por el Grupo para la firma del Gerente General, Subgerente Administrativo y Financiero o a quien se delegue la ordenación del gasto y en general por los actos administrativos de su competencia.
  • Asignar supervisores idóneos de los contratos o contratar la intervención según el caso, para garantizar los intereses institucionales y el cumplimiento de los contratos.
  • Generar cultura a nivel nacional en la contratación conforme a las nuevas disposiciones sobre la materia.
  • Impartir directrices a las  Seccionales en lo referente a la Gestión contractual.
  • Participar en el desarrollo, implementación y sostenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno.
  • Participar en la formulación de políticas, medidas y procedimientos administrativos y financieros que contribuyan a incrementar la eficiencia y eficacia de la función administrativa.
  • Las demás funciones que le sean asignadas por la Subgerencia Administrativa y Financiera.


RAFAEL MAURICIO CALVO
Coordinador encargado del Grupo de Gestión Contractual
Teléfono 3323700 Ext. 1671 - 1661
Dirección: Av. calle 26 No. 85 b - 09 piso 9


Correo: contractual@ica.gov.co 
            procesos.contractual@ica.gov.co  
            rafael.calvo@ica.gov.co