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Instituto Colombiano Agropecuario

Procedimiento de expedición del CIS

1.    REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN E INSPECCIÓN FÍSICA DE LA MERCANCÍA IMPORTADA  
 
Una vez han arribado al aeropuerto, puesto fronterizo o puerto marítimo autorizado los animales y sus productos que no estén exentos de DoZa, así como los alimentos para animales que contengan materias primas de origen animal, las materias primas de origen animal empleadas en la elaboración de los anteriores, los productos biológicos y microorganismos utilizados con fines de diagnóstico, prevención o producción en animales, el Médico Veterinario de Sanidad Portuaria del ICA procede de la siguiente manera:
 
A)   Revisión de la documentación
 
El Médico Veterinario de Prevención de Riesgos Zoosanitarios debe solicitar al interesado y revisar los siguientes documentos:
 
·         Original del Documento Zoosanitario para Importación DoZa. El cual debe estar vigente por lo menos hasta el momento en que el ICA expida el CIS.
 
·         Original del Certificado Zoosanitario del país de origen (expedido por la autoridad competente con posterioridad a la fecha de emisión del DoZa) el cual debe contener la información que da cumplimiento de los requisitos sanitarios exigidos en el DoZa. Anexos a éste, en caso de ser necesarios, resultados de laboratorio los cuales tendrán una vigencia máxima de 30 días después de ser realizados.
 
·         Certificado de inspección sanitaria del sitio de salida, en el país de origen.
 
·         Certificado de inspección de salud pública del sitio de salida del país de origen, para productos destinados al consumo humano.
 
·         Cuando sea necesario ampliación de la información de las mercancías se podrán requerir documentos tales como manifiesto de carga, facturas comerciales y guías de transporte.
 
Notas: 
 
Para los biológicos de uso veterinario, adicionalmente se debe revisar según el caso:
 
o   Muestras para experimentación previa al registro:
o   Protocolo de control interno de calidad del laboratorio productor.
 
o   Productos para comercialización: 
o   Protocolo de control interno de calidad de productos biológicos veterinarios (Forma   3-874).
o   Protocolo de control interno de calidad del laboratorio productor, en el caso de que la forma en mención sea transcrita en Colombia, conteniendo toda la información solicitada en el mismo.
o    Licencia de Venta o Registro del producto (Forma 3-092-A) vigente otorgada por el ICA en donde el titular del registro debe ser el mismo importador o en caso contrario quién importa la mercancía debe estar debidamente autorizado en la misma.
 
Para medicamentos de uso veterinario:
 
·         Si el producto es terminado:
o   Licencia de venta (Registro del producto) vigente. La importación debe ser realizada por el titular del registro o quien esté autorizado en la licencia de venta. 
 
·         Si el producto es una materia prima para medicamentos de uso veterinario:
o   Cuando la importación es realizada por el titular del registro: licencia de venta (Registro del producto) vigente otorgada por el ICA en la cual se especifica que la materia prima se utiliza en la fabricación del producto terminado objeto del registro.
 
o   Cuando la importación es realizada por el un tercero: licencia de venta (Registro del producto) vigente otorgada por el ICA en la cual se especifica que la materia prima se utiliza en la fabricación del producto terminado objeto del registro y el original del Concepto de Insumos (Forma 3-641) en donde el importador es autorizado por el titular del registro el cual debe estar vigente y no debe haber sido utilizado.
 
 
 
k   Materias primas para la elaboración de alimentos de consumo animal de origen químico, o vegetal y minerales simples.
 
Licencia de venta vigente otorgada por el ICA para: promotores de crecimiento, pigmentantes de yema de huevo, saborizantes, enzimas, preservantes, premezclas minerales, colorantes, prebióticos, prebióticos, antimicóticos y anticompactantes. La importación debe ser realizada por el titular de la licencia de venta o registro o quien esté autorizado en este documento. 
 
Para el Cloruro de sodio se debe solicitar y revisar que en la licencia de venta se especifique que es materia prima utilizada para la fabricación del producto terminado objeto del registro, adicionalmente se requiere el original del Concepto de Insumos (Forma 3-641) el cual debe estar vigente y no debe haber sido utilizado.
 
Concepto de Insumos para experimentación.  Las muestras de insumos o productos con destino a investigación o experimentación pecuaria requerirán el original del Concepto de Insumos de experimentación (Forma 3-423) el cual debe estar vigente y no debe haber sido utilizado.
 
En el caso de que se presenten inconsistencias en la documentación inmediatamente deberá devolverse esta y comunicarle de manera escrita al interesado el motivo de la devolución. Si los inconvenientes son insalvables (embarque o certificación con fecha anterior a la expedición del DoZa, omisión en la certificación de varios de los requisitos zoosanitarios que no se pueden corregir) se le manifestará la necesidad de que proceda al reembarque de la mercancía en un plazo máximo de cinco días hábiles.
 
En el caso que las inconsistencias sean susceptibles de superarse por medio de ampliación de la documentación, en el oficio de devolución se fijará el plazo de cinco días hábiles para subsanar las inconsistencias, tiempo después del cual se manifestará oficialmente la imposibilidad de permitir el ingreso de la mercancía y se le manifestará la necesidad del reembarque inmediato. Copia de esta comunicación se enviará a las autoridades portuarias y a la DIAN.
 
 
Si la revisión de la documentación es satisfactoria se procede a llevar a cabo la inspección física de la importación.
 
B)   Inspección clínica de animales y física de productos de origen animal importados
 
Todo cargamento pecuario que se importe requiere de la inspección en el sitio de ingreso y este es un requisito de obligatorio cumplimiento. Es importante resaltar que la inspección de animales en las áreas portuarias, es más adecuada realizarla durante las horas diurnas, para que el examen clínico de comprobación sea lo más completo posible, ya que, es complementaria al que certifica el profesional del país de origen.
A continuación se presentan algunas consideraciones específicas adicionales para ciertos tipos de productos
 
Animales
 
Nunca se permitirá bajar animales muertos, como tampoco la cama, desechos de los animales, ni sobrantes de alimentos.
 
Para aves de un día por cada lote importado deberán tomarse al azar 30 animales  que serán enviados con memorando al laboratorio de Diagnóstico de Enfermedades Aviares de la Seccional (Ej.: Bucaramanga) o de Bogotá (ICA-CEISA), junto con la Forma ICA 3-877, Formulario Único de Recepción de Muestras. La inspección se realizará durante las horas diurnas, para que el examen clínico de comprobación sea lo más completo posible, ya que este es complementario a la inspección que certifica el profesional del país de origen.
 
 
Productos de origen animal
 
                   Se identifica inicialmente a través de la documentación el tipo de producto y el proceso de elaboración, se revisa y aprueba la documentación, seguidamente se procede a la inspección física mínimo del 10% del cargamento, observando:
 
        La identificación (Etiquetas, sellos, plaquetas, etc.) corresponda al establecimiento autorizado en el DoZa.
 
        La temperatura de conservación (registros termográficos) y el almacenaje (Estibación).
 
        La protección contra medio ambiente (Calor, lluvia, contaminación).
 
        El tipo de embalaje. (en los casos que sean de madera verificar el cumplimiento de la Norma NINF 15)
 
        El (los) sello (s) oficiales de inspección sanitaria del país de origen (En algunos casos)
 
Nota: en productos terminados la comprobación de las propiedades organolépticas (color, olor y textura), sólo se realizará en casos de sospecha de riesgo sanitario y la toma de muestras deberá realizarse por parte de la autoridad competente, y en el caso en que excepcionalmente se efectúe, la responsabilidad debe asumirla el funcionario del ICA, respaldando el muestreo a través de un acta, en la cual se consigne la siguiente información:
û No. de DoZa
û Producto
û Procedencia
û Cantidad
û Motivo del muestreo
û Lugar a donde se envía y
û Firma de quien toma la muestra. 
 
Toda muestra debe tener como propósito, la obtención de un resultado de laboratorio, que se debe comunicar por escrito al interesado.
 
 
Material de reproducción animal
 
Semen Bovino
 
La muestra a tomar consiste en una pajilla (0.5 o 0.25 ml) por toro, teniendo en cuenta que el tiempo entre el traspaso de la pajilla del termo principal y el de recolección de la muestra no sea mayor a 20 segundos, con el fin de que la misma sea viable para el diagnóstico. Se diligencia el Formato MP-Zo-F-02, Registro de toma de muestras de semen bovino. Una vez recolectada la muestra se procede a colocar un precinto plástico numerado, a la totalidad de los termos incluyendo el que contiene las muestras las cuales son enviadas al Grupo Laboratorio Nacional de Insumos Pecuarios (LANIP). El levantamiento de los precintos solo puede ser realizado por el funcionario autorizado del Grupo de Bioseguridad y Recursos Genéticos Pecuarios, previo conocimiento de los resultados de laboratorio.
 
El transporte del termo que contiene las muestras para el laboratorio será asumido por el importador, este debe ir acompañado por un memorando remisorio emitido por la oficina ICA donde se tomo la muestra, en el que se indique: el registro de los toros, (o nombres) país de origen, cantidad importada, importador, Nº de CIS y Nº de DOZA y el Nº de sello del termo y se adjuntará una copia de la factura comercial. Una vez entregada la muestra al laboratorio, los importadores deberán enviar vía fax a la oficina ICA correspondiente el recibido de dicho memorando. Comprobada la calidad del semen los funcionarios del Grupo de Bioseguridad y Recursos Genéticos Pecuarios autorizarán oficialmente y por escrito, su comercialización.
 
Toda importación de semen de las especies domésticas con destino a ganaderos particulares no es objeto de toma de muestra, sin embargo, debe cumplir con todos los requisitos zoosanitarios que se exigen para la importación del semen comercial.
 
 
Huevos fértiles
 
Para los huevos fértiles para incubación se realizará recolección de muestras de la siguiente manera: para cada lote importado deberán tomarse al azar, 30  huevos, los cuales serán enviados al laboratorio de Diagnóstico de Enfermedades Aviares de la Seccional correspondiente (Ej.: Bucaramanga, Tulúa). Para el caso de huevos que ingresen por el Aeropuerto Internacional El Dorado de Bogotá) Adicionalmente se tomarán otros 30 huevos que se remitirán al Laboratorio Nacional de Insumos Pecuarios. En ambos casos se debe diligenciar y remitir la Forma ICA 3-877 “Formulario Único de Recepción de Muestras”.
 
Inspección de ovas embrionadas de peces
 
El médico veterinario de Prevención de Riesgos Zoosanitarios del puerto, aeropuerto o fronterizo de ingreso deberá inspeccionar físicamente el cargamento con el fin de verificar que corresponde a las ovas autorizadas en el DoZa, teniendo en cuenta que el procedimiento de inspección se debe realizar rápida y cuidadosamente en un lugar apropiado (aséptico) con baja intensidad lumínica y con guantes desechables, con el fin de minimizar el riesgo de contaminación.
 
 
Productos biológicos de uso veterinario
 
 
Para los biológicos para uso veterinario se toma la muestra de la siguiente manera: en la totalidad de las importaciones, se procede a tomar al azar una cantidad predeterminada de muestras de cada producto importado, dependiendo del tipo de producto, presentación y cantidad de dosis por frasco, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Resolución 1372 de 1999.Una vez tomada la muestra se diligencia el Acta de Toma de Muestras de Productos Biológicos Veterinarios Importados (Forma 3-128A), en original y tres copias. 
î El original será entregado al importador,
î Una copia se envía a LANIP junto con las muestras 
î Una copia se deja en el archivo de la oficina. 
î Una copia se envía al Grupo de Control y Regulación de Biológicos.
 
Seguidamente se consigna la información en el Formato MP-Zo-F-03, Registro toma de muestras de biológicos para uso veterinario.
 
El cargamento debe permanecer almacenado hasta que se reciban los resultados de las pruebas de eficacia realizadas por el Laboratorio Nacional de Insumos Pecuarios, Laboratorio de Biológicos. El importador será responsable del suministro de los termos, cavas y sus refrigerantes, así como del transporte de las muestras hasta el LANIP.
 
Cuando el importador traiga al país unidades de un mismo lote en importaciones fragmentadas, éste será muestreado la primera vez. El importador debe conservar copia del Acta de Toma de Muestras para presentarla en ocasiones posteriores, a fin de demostrar que éste lote ha sido muestreado para el análisis de calidad y en consecuencia no se le tome nueva muestra. Sin embargo, en cada importación el funcionario de sanidad portuaria debe diligenciar el Acta de Toma de Muestra de Biológicos, consignando en la parte de observaciones que el lote ya ha sido muestreado. Dicha acta debe remitirse a LANIP.
 
Para biológicos como antígenos, medios de cultivo y otros, se procede a verificar su identificación, estado de conservación y demás aspectos técnicos (Embalaje, forma de conservación), de acuerdo con los requisitos establecidos por el Grupo de Prevención de Riesgos Zoosanitarios en el respectivo DoZa.
 
 
Medicamentos de uso veterinario
 
A pesar de no requerir Documento Zoosanitario para la Importación, es necesario inspeccionar toda importación de medicamentos veterinarios cualquiera que sea su forma farmacéutica o presentación comercial (frascos, sacos de papel, caja, etc.). Los medicamentos veterinarios que se importen deben contar previamente con el registro ICA y por tanto tener aprobado un rotulado (caja, etiqueta e inserto) de conformidad con las normas que sobre el control de los insumos pecuarios rigen en el país.
 
 
Inspección física de materias primas para la elaboración de alimentos para animales y
 alimentos para animales
 
En el caso de que estos requieran de DoZa se debe verificar el cumplimiento de los requisitos zoosanitarios exigidos. En la situación contraria se comprueba el contenido del rotulado el cual debe coincidir con la información consignada en la respectiva Licencia de Venta. Los alimentos completos para animales que se importen deben contar previamente con el registro ICA y por tanto tener aprobado un rotulado (caja, etiqueta) de conformidad con las normas que sobre el control de los alimentos para animales que rigen en el país.
 
La pigmentación de los lactoremplazadores se debe verificar en cada importación (Resolución 3689 de 22 de noviembre de 1995), para lo cual se procede a comprobar el cumplimiento de la pigmentación autorizada para el producto (Información consignada en el DoZa), tomando las muestras que estime necesarias el Médico Veterinario. Cuando se requiere tomar muestras, siempre debe ser en presencia del Agente de Aduana o propietario. 
 
Para aquellos productos que no requieran de DoZa, ni sean sujetos a la Licencia de Venta, se tendrá en cuenta lo estipulado en el Concepto de Insumos (Forma 3-641).
 
 
2.- EXPEDICIÓN DE EL CERTIFICADO DE INSPECCIÓN SANITARIA PARA IMPORTACION (CIS)
 
Solo en el aeropuerto, puerto marítimo o puesto fronterizo autorizado en el DoZa, se realiza el procedimiento de inspección sanitaria de las importaciones, el cual se concreta en el Certificado de Inspección Sanitaria - CIS - (Forma 3-639) que será entregado únicamente al interesado, en el momento en que esté completamente diligenciado por el ICA. 
 
Un CIS únicamente  ampara la importación contemplada en un solo DoZa
 
El médico veterinario del ICA una vez recibe el anuncio de llegada del embarque procede a la revisión de la documentación y a la inspección sanitaria física del mismo y de acuerdo con lo observado, consigna en el CIS si el producto desde el punto de vista sanitario se puede o no autorizar, para:
 
*    El internamiento de los animales con el propósito de ser sometidos a cuarentena en un predio o puesto cuarentenario previamente aprobado por el Grupo de Prevención de Riesgos Zoosanitarios del ICA, en este caso el Médico Veterinario debe elaborar la Guía Sanitaria de Movilización Interna (Forma 3-088). 
 
*    La circulación en el país de los productos objeto de la importación.
 
*    La no admisión de la mercancía.  
 
Una vez cumplidos este procedimiento y antes de la firma del CIS en el original del DoZa se coloca el sello: “UTILIZADO” (Figura 3), se escribe el número del CIS y la fecha de expedición, y se archiva en la oficina de ingreso. En el caso de productos en los que hay que presentar Concepto de Insumos se imprime en este el sello mencionado y no puede ser empleado este para un nuevo embarque.
 


 
Los servicios tarifados deberán liquidarse teniendo en cuenta lo establecido en los Acuerdos que para tal fin expide el ICA vigentes y pagarse antes de su prestación, es decir, en el puerto de ingreso debe cancelarse previamente: la inspección sanitaria, la expedición del CIS, el control sanitario de la cuarentena de animales en predio autorizado y dependiendo de la especie la Guía Sanitaria de Movilización Interna.